GDPR ei ehkä tunnu kaikkein kiinnostavimmalta asialta markkinointitoimistoa pyörittäessä.
Markkinoinnin parissa voidaan kuitenkin käsitellä huomattavasti enemmän henkilötietoja kuin äkkiseltään ajattelisi. Asiakasrekisterit, liidit, kampanjat, lomakkeet, uutiskirjeet ja erilaiset digitaaliset palvelut ovat tästä vain muutamia esimerkkejä.
Lisäksi toimisto voi käsitellä asiakkaansa henkilötietoja ja toimia tällöin eri roolissa. Suomen tietosuojaviranomainen mainitsee markkinointi- ja viestintätoimistot esimerkkeinä toimijoista, jotka voivat toimia henkilötietojen käsittelijöinä. marknadsförings- och kommunikationsbyråer som exempel på verksamheter som kan vara personuppgiftsbiträden.
Mitä tämä tarkoittaa?
Hyvin yksinkertaistettuna:
Rekisterinpitäjä päättää, miksi ja miten henkilötietoja käsitellään.
Henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja jonkun toisen puolesta. Näin on esimerkiksi silloin, kun markkinointitoimisto käsittelee henkilötietoja asiakkaansa puolesta.
Silloin myös tiettyjen vaatimusten on täytyttävä.
Mitä voi tapahtua, jos asiat eivät ole kunnossa?
Kyse ei välttämättä ole mistään dramaattisesta kyberhyökkäyksestä. Riittää esimerkiksi, että:
- asiakas kysyy, miten käsittelette heidän henkilötietojaan, ettekä oikein osaa vastata
- väärä henkilö saa pääsyn asiakkaan tietoihin
- henkilötietoja käytetään markkinoinnissa väärin
- tarvittavat sopimukset tai rekisteröidyille annettavat tiedot puuttuvat
- joku haluaa tietonsa poistettavaksi, eikä kukaan tiedä, missä kaikkialla niitä säilytetään
- teiltä kysytään, siirretäänkö henkilötietoja EU:n ulkopuolelle.
Suomessa yrityksille on määrätty myös hallinnollisia seuraamusmaksuja GDPR-puutteista, muun muassa sähköiseen suoramarkkinointiin liittyen. Markkinointitoimistolle vähintään yhtä olennainen kysymys on kuitenkin asiakkaiden luottamus.
Mitä tapahtuu, kun tärkeä asiakas kysyy:
”Miten käsittelette henkilötietojamme?”
Osaatteko vastata kysymykseen luottavaisin mielin?
Sen ei tarvitse olla niin monimutkaista
GDPR:n ei tarvitse tarkoittaa valtavaa compliance-projektia tai pinoa uusia käytäntöjä ja ohjeistuksia.
Styra voi käydä nykytilanteenne käytännönläheisesti läpi ja auttaa teitä selvittämään:
🟢 Mikä on jo kunnossa?
🟠 Mitä kannattaisi parantaa?
🔴 Mihin oikeasti pitää puuttua?
Työskentelen käytännönläheisesti GDPR:n ja tietosuojan parissa ja toimin myös ulkoistettuna tietosuojavastaavana (DPO). Nykyisessä DPO-työssäni käsittelen muun muassa tietosuojasopimuksia, henkilötietojen käsittelyä, järjestelmämuutoksia ja tietosuojariskejä.
Etkö ole varma, ovatko asiat kunnossa? Ota yhteyttä. Tästä ei tarvitse tehdä vaikeampaa kuin se on.