GDPR känns kanske inte som den mest spännande frågan när man driver marknadsföringsbyrå.
Men inom marknadsföring kan man hantera betydligt mer personuppgifter än man först tänker på. Kundregister, leads, kampanjer, formulär, nyhetsbrev och olika digitala tjänster är några exempel.
Dessutom kan byrån behandla sin kunds personuppgifter och hamnar då i en ny roll. Finska dataskyddsmyndigheten nämner faktiskt marknadsförings- och kommunikationsbyråer som exempel på verksamheter som kan vara personuppgiftsbiträden.
Vad betyder det?
Väldigt förenklat:
Personuppgiftsansvarig bestämmer varför och hur personuppgifter behandlas.
Personuppgiftsbiträde behandlar personuppgifter åt någon annan. Till exempel när en marknadsföringsbyrå hanterar personuppgifter för en kund.
Och då finns det krav som behöver vara på plats.
Vad kan hända om man inte har koll?
Det behöver inte börja med någon dramatisk cyberattack. Det kan räcka med att:
- en kund frågar hur ni hanterar deras data och ni inte riktigt vet
- fel person får tillgång till kunduppgifter
- personuppgifter används fel i marknadsföring
- avtal eller information till registrerade saknas
- någon vill få sina uppgifter raderade och ingen vet var de finns.
- ni får frågan ifall personuppgifter överförs utanför EU
I Finland har företag också fått administrativa sanktionsavgifter för GDPR-brister, bland annat inom elektronisk direktmarknadsföring. Men minst lika relevant för en marknadsföringsbyrå är kundförtroendet.
Vad händer när en viktig kund frågar:
“Hur hanterar ni våra personuppgifter?”
Kan ni svara tryggt på den frågan?
Det behöver inte vara så komplicerat
GDPR behöver inte betyda ett jättelikt complianceprojekt eller en hög nya policies.
Styra kan göra en praktisk genomgång av nuläget och hjälpa er förstå:
🟢 Vad är redan i skick?
🟠 Vad borde förbättras?
🔴 Vad behöver faktiskt åtgärdas?
Jag arbetar praktiskt med GDPR och dataskydd och fungerar även som extern DPO. I mitt nuvarande DPO-arbete arbetar jag bland annat med dataskyddsavtal, personuppgiftsbehandlingar, systemförändringar och dataskyddsrisker.
Osäker på om ni har koll? Hör av er. Det behöver inte göras svårare än det är.